Er is al veel gezegd en geschreven over de grote pitch en appathon die de Rijksoverheid organiseerde in haar zoektocht naar de beste partij die dé corona-app kan bouwen. Een pitchproces dat door vakgenoten zowel werd bejubeld áls bekritiseerd. Aan de ene kant werd het open en transparante karakter van de aanpak positief beoordeeld, aan de andere kant was er stevige kritiek op de ultrakorte planning, de regierol en de aansturing.

Tijdens Adformatie Connects Live verwoordde Jeroen van Erp het overhaaste proces op treffende wijze: ‘Leer mij in twee dagen kitesurfen’.

Nu heeft vrijwel iedereen er begrip voor dat je bij een dergelijke uitdaging anders te werk moet gaan dan bij een reguliere aanbesteding of pitch. Toch blijft een aantal uitgangspunten belangrijk bij de selectie van een nieuwe samenwerkingspartner. Ook in tijden van social distancing.

Uit onderzoek van het internationale consultancybureau ID Comms blijkt dat 69 procent van de respondenten aangeeft dat lopende pitches zijn vertraagd. Bij deze uitgestelde pitches geeft zestig procent van de adverteerders aan te willen wachten totdat face-to-face contact weer mogelijk is. Van de ondervraagden schort dertig procent de pitch op voor tenminste twee maanden. Een begrijpelijke reactie gezien het feit dat de focus bij veel opdrachtgevers momenteel ergens anders ligt. De verwachting is dat de meeste bureauoriëntaties pas weer beginnen vanaf het derde of vierde kwartaal en mogelijk pas in 2021.

Ook in Nederland horen wij in onze contacten met bureaus en opdrachtgevers dergelijke geluiden. Soms gaan reeds begonnen bureauoriëntaties wel gewoon door, maar dan via Zoom, Teams of soortgelijke tools.

Lastig aspect blijft hoe je in deze periode van afstand invulling geeft aan de chemistry click. Zeker wanneer je nog niet eerder met elkaar hebt samengewerkt. Het blijft immers people’s business.

We zien ook dat nieuwe opdrachtgevers projecten aan bureaus geven zonder formeel pitchproces. Op zich is het begrijpelijk dat bureaus alle kansen willen grijpen om hun onder druk staande omzet de goede kant op te buigen. Aan de andere kant staan de adverteerders die hun teruglopende verkopen compenseren door te bezuinigen.

Aan welke kant je in crisistijd ook staat, aan eenieder geven we graag een aanbeveling mee: partners ben je in goede tijden, maar ook in slechte, als het allemaal extra spannend wordt.

Opdrachtgevers:

• Gebruik deze fase om te kijken hoe je als opdrachtgever én bureaupartner (nog) effectiever kunt samenwerken. Stop liever energie in ‘repair & maintenance’ dan in de zoektocht naar nieuwe samenwerkingspartners. Daag je bureau uit om mee te denken over de korte- en langeretermijnkansen (en -bedreigingen) van je organisatie. Door echt samen te werken, mobiliseer je meer creatieve denkkracht.
• Maak zaken waar je minder tevreden over bent direct bespreekbaar. Geef je bureau(s) de kans om zich te verbeteren. Wees daarbij ook eerlijk naar jezelf: maak je de juiste keuzes, schrijf je goede briefings, lopen je eigen processen goed?
• Bespreek hoe de geïnvesteerde euro’s in je bureau(s) kunnen leiden tot een groter rendement van de samenwerking in plaats van te bezuinigen.
• Laat een onafhankelijk adviseur met je meedenken hoe je komt tot een nog betere opzet komt van je eigen marketingorganisatie én de samenwerking met externe partners.
• Schrijf geen pitch uit zonder een echt goede reden. Stel de vraag of een pitch het échte probleem in je organisatie oplost.
• Mocht een bureauoriëntatie toch nodig zijn, gebruik deze periode dan om het voorwerk te (laten) doen en start het officiële proces op vanaf het derde kwartaal (wanneer er meer ruimte is voor face-to-face kennismakingen en meetings op gepaste afstand).

Bureaus:

• Richt je energie primair op je bestaande opdrachtgevers. Bureaus en adverteerders hebben elkaar in deze periode - meer dan ooit tevoren - hard nodig.
• Bespreek met je klant hoe je nu en in de komende periode zo goed mogelijk samen kunt werken om de voorliggende uitdagingen te tackelen.
• Geef bij je opdrachtgevers aan welke (mogelijk nog onbekende) dienstverlening je bureau nog meer te bieden heeft. Eventueel samen met externe partners uit je netwerk.
• Denk proactief mee met je klant en kom met oplossingen die voor het coronatijdperk nog onmogelijk leken.
• Word je benaderd voor een bureau-oriëntatieproces, laat je niet leiden door opportunisme, maar wees extra kritisch of die prospect echt bij je bureau past.
• Gaat het om een interessante kans (passend bij je bureau), zorg dat er duidelijkheid is over de spelregels en selectiecriteria - waarbij een ‘normale’ planning wordt gehanteerd. In een wereld waar alles 24/7 heel snel moet, is een bureaukeuze een fundamentele keuze en deze verdient tijd én aandacht van alle partijen.
• Spar regelmatig met externe adviseurs die met een frisse blik naar je bureau kunnen kijken en meedenken hoe een stroef lopende klantrelatie weer van nieuwe smeerolie kan worden voorzien. Het eerdergenoemde ‘repair & maintenance’ geldt immers niet alleen voor adverteerders.

Karen de Loos is eigenaar van KiK Communicatie (Interim-management/advies en matchmaking, waaronder pitchbegeleiding).

Peter van Leeuwen is eigenaar van Leone (Interim-management/advies en matchmaking, waaronder pitchbegeleiding).